Kulttuurisäätiön tietosuojaseloste

Kulttuurisäätiön tietosuojaseloste

Kalevala Korun Kulttuurisäätiön (jäljempänä Säätiö) tietosuojaseloste 

Laatimispäivä 21.5.2018 

1.Rekisterinpitäjä: 

Kalevala Korun Kulttuurisäätiö Y-tunnus 1574040-7 Osoite: Hankasuontie 11 A, 00390 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö: 

Tietosuojavastaava, Ville Lehto 

Puh. 0207 611 311 (Kalevala Koru Oy:n vaihde, ma-pe 8.00-16.00) 

gdpr[a]kalevalakoru.fi 

3. Rekisterin nimi: 

3.1. Apurahanhakijarekisteri ja 

3.2. Apurahansaajarekisteri (sis. apurahojen käyttöselvitykset) 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/ rekisterin tarkoitus 

Apurahanhakijarekisteri: Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri on apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja Säätiön historiatietoja varten. 

Apurahansaajarekisteri: Myönnettyjen apurahojen maksamista ja maksamisen seurantaa varten, verottajalle tehtäviä apurahamaksamisilmoituksia varten. 

5. Käsittelyprosessi 

Säätiön apurahahakijarekisteriä ja apurahansaajarekisteriä säilytetään niiden käyttötarkoituksen toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään vain apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen kannalta välttämättömissä määrin. 

Säätiön apurahanhakijat ja apurahansaajat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja Säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella. 

Tietoja tallennetaan Kalevala Koru Oy:n vuokraamille palvelimille, jotka sijaitsevat palvelintoimittajan (Helsingin Tietokeskus Oy) palvelintiloissa Suomessa. Jotform.com palvelun kautta luotuihin kyselyihin syötetty data tallennetaan myös JotForm Inc:n palvelimille, jotka sijaitsevat EU:n alueella. 

Sähköiseen tietojärjestelmään tallennetut tiedot ATK-laitteineen säilytetään valvotuissa tiloissa ja käyttöoikeus on nimetyillä henkilöillä. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa. 

Apurahahakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on salattu. 

Säätiössä on pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin: Säätiön hallituksella, asiamiehellä ja sihteerillä. Lisäksi sähköisesti tallennettuihin tietoihin on pääsy JotForm Inc. ja Helsingin Tietokeskus Oy:n tuen työntekijöillä ja henkilöllä joka ylläpitää JotForm-lomakkeita säätiössä. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa. 

6. Rekisterien tietosisältö: 

Apurahanhakijarekisteri: Apurahanhakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, haetun apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haettavan apurahan summa ja hakemisaika, apurahatyöskentelyn arvioitu kesto, työsuunnitelma, hakijan ilmoittamat 3 viime vuoden aikana saadut apurahat, hakemuksen liitteet, kuten hakijan ansioluettelo ja yhteisöjen toimintakertomukset, hankkeen budjetit sekä säätiölain (487/2015) edellyttämät lähipiirikysymykset vastauksineen. 

Apurahansaajarekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakijan henkilötunnus, yhteisön Y-tunnus, pankkitilin numero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan käyttötarkoitus ja maksamistiedot. 

Apurahanhakijarekisterin ja apurahansaajarekisterin säilytysajat: 

Niiden apurahahakijoiden tiedot, joille apurahaa ei ole myönnetty säilytetään hakuvuotta seuraavan vuoden loppuun, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Apurahansaajien tiedot voidaan säilyttää 10 vuotta, mukaan lukien myöntövuosi. Apurahan vastaanottajan nimi, myönnetty summa ja apurahan käyttötarkoitus säilytetään ikuisesti. 

7. Perustelut apurahapäätöksistä apurahanhakijoille 

Säätiö ei luovuta apurahahakemusten arvioitsijoiden eikä lausunnonantajien kommentteja hakijoille eikä Säätiö perustele päätöksiään, koska arvioitsijoilla ja lausunnonantajilla on oikeus antaa mahdollisimman rehellinen mielipide arvioitavista hakemuksista, jotka päätyvät vain apurahojen jaosta päättävien tietoon. 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: 

Myönnetyt apurahat voidaan julkaista Kalevala Korun Oy:n verkkosivuilla. https://www.kalevalakoru.fi/fi/tarinamme/kulttuurisaatio Maksetut apurahat ilmoitetaan Verohallinnolle. Apurahahakemuksia käsittelevät Säätiön hallituksen ja Kalevala Koru Oy:n henkilöstön lisäksi ulkopuoliset ennalta nimetyt apurahahakemusten asiantuntija-arvioijat ja tilintarkastajat. Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin. 

9. Rekisterien suojauksen periaatteet: 

A. Manuaalisen aineiston säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto pidetään lukituissa tiloissa Säätiön osoitteessa: Strömbergintie 4, 00380 Helsinki 

B. ATK:lle tallennetut tiedot: ATK-laitteita säilytetään valvotuissa lukituissa tiloissa. Käyttöoikeus on nimetyillä henkilöillä, edellyttää henkilökohtaista salasanaa. 

Apurahanhakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on salattu 

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen: 

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti, allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen: Kalevala Korun Kulttuurisäätiö, Strömbergintie 4, 00380 Helsinki. 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen: 

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamiseen. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti osoitteeseen: 

Kalevala Korun Kulttuurisäätiö, Strömbergintie 4, 00380 Helsinki. 

Säätiö/ rekisterinpitäjä antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle tiedon mihin toimenpiteisiin tehdyn pyynnön johdosta on ryhdytty. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

12. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön: 

Kirjautumalla tähän säätiön apurahahaku -rekisteriin hyväksyn henkilötietojeni käsittelyn kuten edellä mainituissa 1-11 kohdissa on esitetty. 

! Käytät vanhaa selainta jota sivustomme ei tue. Päivittämällä selaimesi varmistat sivuston toimivuuden ja turvallisuuden.